PERALATAN KANTOR

Selasa, 27 Maret 2018

Peralatan Kantor

A.     PENGERTIAN

Perbekalan kantor/peralatan kantor adalah semua fasilitas/barang – barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan  pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.

Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.

B.     MACAM – MACAM PERALATAN KANTOR

1.      Perabot Kantor

Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

2.      Peralatan/Perlengkapan Kantor

Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb. Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

a.       Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.

b.      Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.

3.      Mesin – Mesin Kantor

Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.

4.      Pesawat Kantor

Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb

5.      Interior Kantor

Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor  sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.

C.     PENANGANAN PERLENGKAPAN KANTOR

1.      Pengadaan

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

2.      Penyimpanan

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3.      Pengeluaran/Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang.

4.      Pemeliharaan

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5.      Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam  daftar infentaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

D.     PEMELIHARAAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

Barang – barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada di dalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar selalu siap untuk digunakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran kantor.

Cara–cara pemeliharaan barang dapat disesuaikan dengan kriteria berikut ;

1.      Menurut Tempat Barang

a.       Ada dalam gudang/persediaan

Dilakukan dngan cara meletakkan sesuai dengan kondisi barang dan  selalu terkontrol setiap waktu jika perlu diberikan pengaman dari hal-hal yang dapat merusakkan barang. Contohnya: barang yang terbuat dari logam seperti, meja atau lemari disemprot bahan anti karat.

b.      Ada dalam pemakaian

Selalu digunakan sesuai prosedur, dibersihkan dan diletakkan secara aman. Contohnya: komputer prosedur penggunaannya (menghidupkan dan mematikan) harus sesuai dan dibersihkan secara rutin juga matikan sambungan listrik jika sudah tidak digunakan lagi.

2.      Menurut Jenis Barang

a.       Barang bergerak (bisa dipindahkan)

Dirawat sesuai prosedur dan jika terjadi kerusakan dan tidak teratasi dapat dibawa keluar kantor untuk di servis oleh ahlinya. Contohnya: mesin printer jika mengalami kerusakan dan tidak bisa diservis di kantor bisa dibawa ke pusat perbaikan di lain tempat.

b.      Barang Tetap (tidak bisa dipindahkan)

Digunakan secara baik dan sesuai prosedur. Contohnya: lampu listrik atau kran air harus dimatikan jika kita tidak membutuhkan lagi.

3.      Menurut Kurun Waktu

a.       Rutin (perawatan sehari-hari) dengan cara meletakkan secara aman, membersihkan dan menggunakan sesuai prosedur.

b.      Berkala (perawatan berdasarkan kurun waktu) misalnya: bulanan, triwulan, semester atau tahunan. Contohnya: mesin tik atau mesin kantor yang lain di cek kelayakannya/diperbaiki secara berkala setiap 3 bulan sekali.

BARANG HABIS PAKAI DAN TIDAK HABIS PAKAI

A.     BARANG HABIS PAKAI

Barang Habis Pakai ialah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pemakaian. Hal ini mengandung arti bahwa benda tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaian. Contoh :

1.      Kertas, Media utama untuk menulis, mencetak, serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas.

2.      Bulpen, Alat tulis tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta pena dengan gravitasi.

3.      Stepless, Potongan logam berbentuk U yang digunakan untuk menjepit kertas, mengisi stepler.

4.      Penghapus, Karet lembut uang mempu mengilangkan tanda uang dihasikan dengan pensil.

5.      Pensil, Alat tulis dan lukis yang awalannya terbuat dari grafit bumi

6.      Tinta, Bahan berwarna yang mengandung pigmen warna yang digunakan untuk mewarnai suatu permukaan.

7.      Stabilo, Mempetegas isi arti tulisan tersegut sehingga pembaca diarahkan untuk lebih fokusa pada tulisan.

8.      Spidol, Alat tulis yang sering digunakan untuk keperluan khusus untuk menggambar. Memiliki tinta khusus yang mengandung alkohol disimpan dalan sejenis busa yang dapat menguap ketika terpapar udara teris menerus.

9.      Lem, Bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan dua benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan maupun bahan kimia dari minyak.

10.  Correctoin pen, Alat untuk menghapus coretan yang bersal dari tinta.

11.  Kertas Karbon, Kertas dengan lapisan tinta kering yang diikat dengan lilin di salah satu sisi. Digunakan untuk membuat salinan naskah hingga beberapa salinan sekaligus. Produsenkertas karbon dulunya merupakan konsumen montan wax terbesar. Kertas karbon diletakkan di antara dua lembar kertaskosong atau lebih.

12.  Stopmap, Kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer.

B.     BARANG TIDAK HABIS PAKAI

Barang tidak habis pakai ialah barang-barang uang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam permakaiannya. Contoh :

1.      Meja Kantor, Istilah meja kantor dari bahasa Belanda yaitu kantoor. Peralatan kantor beberapa pengertian diantaranya :

a.       Ruang Kerja

b.      Markas dimana seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan usahanya

c.       Instansi, perusahaan dan badan usaha.

2.      Lemari Berkas (Arsip), Kegunaan lemari arsip agar dokumrn anda di kantor tetap terjaga dan rapih tersusun dengan aman .

3.      Telpon dan Fax, Mesin Fax bisa digunakan jika tidak sempat mengirim surat menggaunakan email. Dengan mesin fax proses pengirim akan lebih cepatt, apalagi jika surat yang sikirim membutuhkan tanda tangan, pilihan mesin fax adalah yang akhir polihan. Terlebih jika tidak punya scanner, pilihan mesin fax adalah yang terakhir.

4.      Penggaris, Sebuah alat pengukur dan alt bantu gambar untuk menggambar garis lurus.

5.      Stapler, Alat untuk menyatukan sejumlah kertas denga cara memasukan kokol (staple) berbentuk U yang terlipat dibagian bawah kertas bisa panjang kedua ujung kokot melebihi kertas tebal.

6.      Filling Cabinet, Lemari untuk menyimpan arsip.

7.      Remover, Alat untuk membuka stepless.

8.      Paper Clip, Alat untuk menyatukan dia lembar kertas atau lebih berdasarkan perinsip tekanan . Kertas yang di jepit klip bisa mudah dilepas lagi.

9.      Perfirator, Susatu alat pengamanan dokumen/alat pencetak yang menghasilkan lubang-lubang kecil berdiameter.

10.  Mesin Tikalat elektronik dengan sebuah set tombol-tombol yang, apabila ditekan, menyebabkan huruf dicetak pada dokumen, biasanya kertas.

11.  Gunting, Alat yang digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti: kertas.

12.  OHP (Overheas Projector)Jenis perangkat keras yang sangat sederhana, terdiri atas sebuah kotak dengan bagian atasnya sebagai landasan yang luas untuk meletakkan transparansi

Nah itu dia sekilas tentang peralatan kantor, semoga bermanfaat :)

.

x

x